Consejos para elegir el mejor PMS según las necesidades de tu alojamiento

Si alguien te dice que conoce “El MEJOR PMS” puedes empezar a desconfiar ya que simplemente está por inventar o quizás nunca se desarrolle el PMS perfecto. Desde Asiri Marketing te animamos a encontrar el mejor PMS para tu alojamiento sobre tus necesidades y apostar por la competitividad a través de la mejora de los procesos que un software puede ofrecerte

 

En Asiri Marketing continuamos con nuestra política de personalización, transparencia y honestidad sobre lo que vemos en el mercado tanto a nivel de producto como a nivel innovación y tecnología. Recibimos peticiones de información sobre recomendaciones “el mejor PMS” y nos parecía interesante plantear un servicio para recomendaros cuales según nuestra experiencia los “mejores PMS del mercado”. Antes de nada, aclararlo, no existe el PMS perfecto y quizás nunca se invente, dado que sacar un software que se adapte 100% a la complejidad de la gestión de un alojamiento (hotel, camping, hostel, apartamento turístico…) es bastante difícil. Además el sector turístico cambia permanentemente y esto incrementa la complejidad vinculada con un software de estas características

Nos gustan los retos y como estamos diariamente vinculados con herramientas y tecnología para alojamientos turísticos, nos parecía interesante plantear una serie de factores que os ayudarán a elegir el mejor PMS según las necesidades de tu alojamiento. Sabemos que  factor “renovación” y la “adaptación tecnológica” forma parte de aspectos claves e imprescindibles en la buena marcha de un alojamiento turístico de forma debemos tener en cuenta en el planning anual de las acciones de marketing turístico vinculado al fenómeno tecnológico que condiciona la toma de decisiones y la competitividad del alojamiento.

Según las 4 tendencias de futuro definidas por Trivago Hotel Manager, la tecnología que beneficie al hotel, a los huéspedes y a la industria en su conjunto, prevalecerá; si no, sencillamente no. En estas 4 tendencias identifica factores como la personalización, potentes soluciones digitales para potenciar la reserva directa, gestión del hotel a través de tecnología en la nube  y por último, el aprovechamiento de datos para mejora de las estrategias de marketing y para la articulación de tarifas más óptimas. Sobre este planteamiento queda claro el importante papel que juega el PMS como eje central de la estrategia del alojamiento y como este está obligado a evoluciona a una gestión “All in one” o una mayor conectividad con otras herramientas del mercado. Según un estudio realizado por Starfleet Research para Sabre (The 2016 Smart Decision Guide to Hotel Property Management Systems), se obtienen datos tan interesantes como que más de una cuarta parte (27%) de los hoteleros que no han actualizado sus PMS en los últimos tres años planea hacerlo en los próximos 12 meses. (Imaginaos como está el patio)

Venga, nos arremangamos y definimos los principales factores a tener en cuenta para elegir “el mejor pms” para tu alojamiento. Podéis comentarme si os suenan familiares y si tenéis alguna “cruzada” con alguno de ellos:

– Tecnología basada en la Nube.

El  usar software basado en la nube te permitirá ser menos dependiente de soporte, lo de trabajar con un sistema “anclado” ya suena como añejo. Para este tipo de soporte en la Nube te facilitará la independencia y el acceso al sistema a través de cualquier tipo de dispositivo con conexión a internet. Además, no necesitarás personal de IT que necesite constantemente solucionar los problemas y errores que aparecen en el sistema (Todo un clásico). Ligados a este beneficio de mantenimiento existen beneficios adicionales para los sistemas PMS: son más flexibles, más fiable, más asequibles y pueden escalarse fácilmente para la capacidad de tu alojamiento. No hace tanto tiempo que dependíamos de las instalaciones en equipos de sobremesa, ahora parece que nos liberamos de este modelo.

 

– Migraciones simples y eficaces.

Se acabaron los clientes cautivos de los PMS. Contar con sistemas flexibles que faciliten el cambio es a día de hoy un factor clave para elegir un PMS (Property Management System) para cualquier modelo de alojamiento. La tecnología, hoy en día, ofrece versatilidad y los PMS que no facilitan estas labores, o planteamos soluciones en vez de problemas o el propio mercado nos desplaza. Este factor es determinante en el cambio de PMS y uno de los factores más simples por los que muchos responsables de alojamientos prefieren quedarse con “el mal sistema conocido, que el buen sistema por conocer”. (Aquí es importante transmitir confianza)

 

– Métricas completas para toma de decisiones

Los informes y el análisis de datos son un aspecto clave de las operaciones y la planificación estratégica del alojamiento. Antes de contratar un PMS es importante evaluar las posibilidades sobre este factor, dado que esta información será determinante para la toma de decisiones de los diferentes departamentos del alojamiento o para una gestión integran de pequeños equipos. El PMS debe permitirte ver, imprimir y exportar una amplia variedad de informes útiles y significativos con gráficos visualmente atractivos de ventas, pagos, reservas, etc. La información clara y estéticamente atractiva son algunos de los retos a los que se enfrentan muchos de los mejores pms del mercado. La tecnología ya no tiene porque ser fea y compleja, sino el objetivo es conseguir tecnología sencilla de utilizar para profesionales del turismo y no para informáticos.

 

– Seguridad y confianza hacia el alojamiento

 La seguridad de los datos es uno de los criterios menos llamativos pero no por ello menos importantes. Es fundamental que los datos sensibles con los que trabajamos estén seguros. Una posibilidad reside en adecuar el grado de privacidad de la información de nuestro alojamiento, creando distintos niveles de seguridad o diferentes roles de usuario. Gracias a este tipo de funcionalidad, la información con la que se trabaja en el hotel o en nuestro apartamento turístico estará solo en manos de los profesionales adecuados para su uso. También conviene analizar los niveles de seguridad con los que trabajan en con los servidores en los que se aloja la plataforma (un tema sobre el que no todo el mundo pregunta, a no ser que demos con un director informático que puede conocer esas debilidades técnicas).

 

– Conectividad como ventaja competitiva

Cuando hablamos de conectividad ya no solo hablamos de distribución (canales) en los que ya parece que está mas que superado, sino hablamos de herramientas con las que nuestro PMS pueda comunicarse para ampliar su potencia. Disponer del PMS que se comunique con el Channel Manager adecuado, con  el motor de reservas que más competitivo o con el RMS (Revenue Management System) será determinante para optimizar al máximo la gestión del alojamiento. Pensemos que la conectividad siempre será un factor positivo que nos permitirá escalar nuestra propiedad en funcionalidades y en versatilidad de funciones.

 

– Coste de la Inversión Tecnológica

No podíamos dejarnos fuera el coste de la herramienta y la forma de acometer la inversión tecnológica. La adaptación a un modelo de pago sostenible para el alojamiento es importante a la hora de elegir PMS, dado que hay algunos muy caros que simplemente no son asumibles para diferentes modelos de alojamiento, básicamente por volumen. Analizar si es más interesante partir de modelos de pago por un precio fijo, por variable o por número de unidades alojativas determinadas son alternativas totalmente distintas.  Aquí conviene sacar el excel y hacer una proyección de lo que nos costaría mantener el PMS que mejor nos encaje.

 

– Tecnología Escalable que permita crecer al alojamiento/s

Sobre todos para modelos de apartamentos turísticos o para cadenas hoteleras es importante que la tecnología permita incorporar más volumen de alojamientos sin perder usabilidad y fiabilidad. Hay determinados PMSs limitados en este sentido, diseñados para modelos de trabajo con menor número de unidades alojativas. Si tenéis pensado crecer en volumen es interesante que tengáis claro que la tecnología os facilitará la tarea y no será luego una limitación a la hora de crecer.

 

– Sistema de Facturación

La gestión de tarifas es una parte muy importante de la estrategia de un hotel. Un PMS debe permitir trabajar con tarifas dinámicas, crear múltiples listas de precios, ofertas especiales, descuentos por reserva anticipada y larga estancia, etc. El PMS también debe permitirte realizar un seguimiento de los pagos, facturar a los clientes y controlar los ingresos y saldos pendientes. Debe generar informes precisos, como informes financieros, de ventas y de comisiones, y estar al día con las estimaciones de ventas. Aquí la conectividad con el Channel y el Motor de Reservas es importante (A estos dos no los perdáis tampoco de vista).

 

– Atención al cliente 24/7

Los PMS son las herramientas sobre las que se articula la tecnología del alojamiento, de manera que es importante que se mantenga activo permanentemente, dado que el alojamiento dificilmente descanse. Ligado a un onboarding, a una formación y a un soporte es importante que tengamos un plan de contingencias ante posibles problemas, como por ejemplo que no tengamos internet o que no tengamos luz en el alojamiento. Es importante que en la demo le hagamos preguntas de este tipo para ver donde están las limitaciones y que han pensado en el momento que pueda ocurrir algo de este tipo (tenlo por seguro que ocurrirá).

 

– Implementación de cambios permanentes

Aquí hay un aspecto importante y que muchos de los PMS del mercado tienen grandes dificultades y pierden la frescura ante los cambios del mercado. Es importante tener permanentemente un feedback continuo con el cliente y disponer de un “road map” de cambios permanentes que transmitan dinamismo e innovación por parte del PMS. Incluso es importe que haya incluso un punto de personalización de nuestra herramienta, aunque sea en aspectos muy concretos como informes específicos o parametrización de las fichas de cliente (algo super básico pero muy práctico para el alojamiento).

 

Sobre estos parámetros ya es posible que tengas una imagen de cuales son los principales factores para elegir el mejor PMS para tu alojamiento. La idea es que conozcas muy bien cuales son las alternativas en cuanto a funcionalidades y encajar estas en las posibilidades que ofrece el mercado según tu tipología de alojamiento. Para simplificar este proceso y poder ayudarte en tu decisión te planeamos que nos pases tus datos de contacto y te planteemos las mejores alternativas según tus necesidades.