Aprovecha la tecnología para mejorar tus reservas. Apostar por el mejor motor de reservas que se adapte a tus necesidades te ayudará a aprovechar al máximo el tráfico que “aterriza” en tu web.
Cuando hablamos motor de reservas nos referimos a la última etapa de la propuesta de valor del viajero. El momento en el que viajero sintetiza sus expectativas, sus planes, su presupuesto, sus sueños… es el “momento de la verdad” para el alojamiento. Es tal la importancia de esta fase del proceso de ventas que debemos de disponer la tecnología que mejor se adapte a las necesidades y al producto que estamos distribuyendo.
Cuando hablamos de motor de reservas el concepto no solo es aplicable al modelo de hotel, sino que se adapta a cualquier tipología de alojamiento. En nuestro caso al trabajar con Campings o por ejemplo con Villas o con apartamentos turísticos la perspectiva es diferente ya que los productos son diferentes. Por lo tanto, es interesante que partamos de la base que hay tecnología para cualquier modelo de alojamiento y el mejor motor de reservas siempre es el que mejor se adapta a nuestro producto.
Indice de Contenidos
- 1 1. Habla con tu equipo (departamentos del alojamiento)
- 2 2. Analiza lo que necesitas y lo que quieres.
- 3 3. Alinea tu lista de necesidades con los objetivos de su alojamiento.
- 4 4. Determina un propuesto.
- 5 5. ¿Es simple y fácil de usar?
- 6 6. ¿Puedes configurar tus políticas de reserva?
- 7 7. Reportes.
- 8 8. ¿Cómo cambiarán sus procesos internos?
- 9 9. ¿Es fácil integrar el software en el alojamiento?
- 10 10. ¿Qué pasa con la calidad de la atención al cliente?
1. Habla con tu equipo (departamentos del alojamiento)
Antes de comenzar a investigar el citado como “el mejor motor de reservas” es importante revisar con los departamentos de recepción y/o comercial acerca de las necesidades que existen, las carencias, las potenciales que se necesita…. Debe hacer una lluvia de ideas en las diferentes áreas de negocio (en el que eso que existan) de administrador a finanzas, marketing, operaciones y ventas. Pregúnteles cuáles son sus requisitos clave y cuáles de ellos no se están cumpliendo en este momento.
Alinea esa lista con los objetivos generales del alojamiento a para que tenga una fotografía global de la situación del proyecto, cuales son las necesidades y cual será el camino a seguir en la toma de decisiones.
2. Analiza lo que necesitas y lo que quieres.
Compile una lista de todas las cosas que necesita y luego ordenala la lista en dos columnas: imprescindibles y útiles de tener. Esto lo ayudará a comprender la diferencia entre lo que su empresa necesita y lo que quiere. Y eso finalmente tendrá un impacto en su decisión de compra.
El equipo con el que se trabaja habitualmente bajo esta tecnología (comercial y recepción) sería interesante que colabore activamente en la toma de esta decisión. Estas son algunas de las diferencias clave entre los distintos motores de reservas básicos y complejos. Alinee su lista de deseos y necesidades con esta para averiguar qué tipo de sistema de reserva necesita.
Requisitos básicos del software de reserva en línea:
- Basado en la nube. (CLOUD)
- Diferentes roles de usuario.
- Opciones de pago (tarjeta de crédito, transferencia bancaria, PayPal, procesamiento de pago diferido, efectivo)
- Sistema de inventario.
- Reserva en tiempo real.
- Interfaz amigable.
- Gestión de Atención al cliente.
- Incluir actividades.
- Integraciones con un software de marketing por correo electrónico.
Requisitos complejos del software de reserva en línea:
- Automatización de SMS y correo electrónico.
- Configuración de idioma y moneda.
- Herramienta de Email Marketing.
- Integración con software de terceros (por ejemplo, sistemas POS, portales de clasificación, etc.)
- Informes de ventas detallados.
- Mapeado de la reserva sobre la distribución del hotel.
- Precios en plataformas de terceros (OTAS, Metabuscadores…)
- Gestión del canal de distribución.
- Integración con un RMS (Revenue Management System)
- Administración de recursos.
3. Alinea tu lista de necesidades con los objetivos de su alojamiento.
Si el trabajo sobre análisis de necesidades por parte del equipo de trabajo y de posibilidades del mercado tenemos mucho camino andado. Debe agregar los objetivos del alojamiento a esta lista para dibujar una línea limpia entre esas dos columnas. Claro, tener una característica en particular es agradable, pero si no se alinea con sus objetivos, realmente no debería estar haciendo esa inversión adicional. La clave es centrarse en lo que es importante para el alojamiento y conectarlo con las necesidades de los diferentes departamentos del alojamiento.7
4. Determina un propuesto.
5. ¿Es simple y fácil de usar?
Aunque parece algo demasiado obvio, una de las primeras cosas que debe tener en cuenta al buscar el motor de reservas es la simplicidad. ¿Qué tan fácil es de usar? ¿Sus clientes lo encontrarán fácil de usar y fácil de reservar? ¿Es fácil de integrar con los otros sistemas que está utilizando? ¡Piensa en tu sistema CMS (Gestor de Contenidos)!
El tiempo es esencial en su negocio y un buen sistema de reserva en línea debe ser simple y fácil de usar. De esta manera sería interesante que le ofrecen la posibilidad de ver el motor funcionando en otros alojamiento y lo pueda analizar funcionando.
6. ¿Puedes configurar tus políticas de reserva?
Un motor de reservas debe permitirle configurar una configuración de políticas avanzada. Sin esa característica en su lugar, y sin cumplimiento, su empresa está expuesta a una gran cantidad de tarifas y multas innecesarias.
Un buen motor de reservas permitirá definir su servicio, el valor de las transacciones, las ciudades / países de salida y destino, los autobuses turísticos, los puntos de encuentro, información adicional, etc.
7. Reportes.
Los informes es una parte clave de cualquier negocio y es una característica importante a buscar un motor de reservas. Un informe detallado le permitirá tener una mejor visión de sus reservas, políticas y aumentar su nivel de control al ajustar y ajustar políticas y otras características.
Una herramienta de informes le permitiría fácilmente descargar detalles del cliente, itinerarios y otros datos analíticos importantes a la hora de tomar decisiones. Departamentos como el de Revenue Management estarán condicionados por herramientas como el motor de reservas para nutrirlos de suficiente información para condicionar las políticas de precios o la disponibilidad.
8. ¿Cómo cambiarán sus procesos internos?
Debe pensar en cómo cambiarán sus procesos internos y prepararse para lo que pueda necesitar, como capacitación adicional del personal. Algunos de los cambios que probablemente se llevarán a cabo son los siguientes:
- Es muy probable que sus procesos diarios se automaticen o se reduzcan significativamente. Por ejemplo, probablemente no gastará tanto tiempo comunicándose con los clientes por correo electrónico o teléfono, ya que todo se manejará a través del sistema de reserva en línea.
- El personal del alojamiento puede ver y compartir fácilmente y fácilmente la información entre la empresa de manera más eficiente.
- La movilidad aumentará ya que las reservas se pueden gestionar en cualquier lugar y en cualquier momento, en un dispositivo móvil o tableta. Su personal sabrá el estado de su negocio y podrá administrar mejor y más flexiblemente los horarios.
9. ¿Es fácil integrar el software en el alojamiento?
Los motores de reservas basados en la nube suelen tener widgets que se pueden agregar fácilmente a su sitio. Tenga en cuenta que, aunque son muy fáciles de integrar, no tendrá mucho control sobre el flujo de reserva. Los usuarios a menudo son redirigidos a la plataforma de reserva para completar su reserva, lo que significa que el usuario abandona su sitio durante el proceso. (Esto no nos gusta)
Puedes tener más control sobre el proceso si vas con una solución personalizada. De esta forma, podrá analizar mejor cómo se comportan los usuarios durante el proceso de reserva y, por lo tanto, optimizar las conversiones.
10. ¿Qué pasa con la calidad de la atención al cliente?
Este punto es una consideración muy importante. Obtener apoyo cuando lo necesita es vital para su negocio. Sí, los sistemas de soporte de autoservicio son geniales, pero necesita obtener respuestas de manera oportuna cuando tenga problemas técnicos. Podría afectar su resultado final.
Por lo tanto, debe hacer las siguientes preguntas: ¿Cuál es el cambio de soporte? ¿Necesitamos pagar extra para que nuestras preguntas sean respondidas a tiempo? ¿El servicio de atención al cliente está disponible en nuestra zona horaria?
Por lo tanto…
Es importante que tengas clara una cosa, el motor de reservas perfecto no existe, sino el que mejor se adapte a tu producto. Compara, haz demos, pregunta a gente del sector y toma una decisión que no te condicione o “venta tu alma al diablo”, sino que siempre haya vía de escape en la medida que puede que no haya feeling o no te termine de convencer el motor de reservas. En nuestro caso, tenemos experiencia con diferentes motores de reservas y si nos pides opinión te recomendaremos encantados.
CEO y Responsable de Proyectos
