En el marketing digital turístico hay una paradoja que se repite constantemente. Muchos alojamientos invierten grandes presupuestos en publicidad, OTAs o redes sociales, pero dejan de lado uno de los canales más rentables que existen: el email Marketing para Alojamientos Turísticos.

Cuando se trabaja bien, el email permite algo que muy pocos canales consiguen: hablar directamente con el viajero antes, durante y después de su estancia. No se trata solo de enviar newsletters. Se trata de diseñar flujos automatizados que acompañen al cliente durante todo su proceso de decisión y experiencia con el alojamiento.

Desde la experiencia trabajando con hoteles, casas rurales o campings, hay algo claro: cuando un alojamiento implementa bien el email marketing, consigue tres cosas muy valiosas:

• aumentar reservas directas
• mejorar la experiencia del huésped
• generar repetición de estancia

En este artículo vamos a ver cuáles son los flujos básicos que debería tener cualquier alojamiento turístico y qué herramientas de email marketing y automatización se integran realmente bien con PMS hoteleros.

El papel del email en la estrategia digital de un alojamiento

El email marketing tiene una ventaja fundamental frente a otros canales: pertenece al alojamiento.

Las redes sociales cambian constantemente sus algoritmos y las OTAs controlan la relación con el cliente. Sin embargo, una base de datos bien trabajada permite mantener una comunicación directa con los viajeros, algo fundamental para reducir la dependencia de intermediarios y mejorar la rentabilidad del negocio.

Además, el email encaja perfectamente dentro de una estrategia de inbound marketing turístico: atraer al viajero con contenido útil, acompañarlo durante su proceso de decisión y mantener la relación después de la estancia.

Para que esto funcione, la clave está en estructurar bien los flujos.

Los flujos de email marketing que debería tener cualquier alojamiento

Cuando hablamos de automatización en turismo no estamos hablando de algo complejo o reservado a grandes cadenas. De hecho, muchos alojamientos pueden empezar con cuatro o cinco flujos básicos que ya generan resultados muy interesantes.

1. Flujo de captación e inspiración

Todo empieza cuando un usuario deja su email en la web del alojamiento. Puede ser porque descarga una guía del destino, porque se suscribe a la newsletter o porque solicita información.

Ese primer momento es clave. El viajero aún no está preparado para reservar, pero sí está abierto a descubrir el destino.

Un buen flujo de captación suele empezar con un correo de bienvenida en el que el alojamiento se presenta y entrega el incentivo prometido (por ejemplo una guía o un pequeño descuento). Después es interesante enviar uno o dos correos centrados en inspiración: qué hacer en el destino, experiencias locales o recomendaciones que posicionen al alojamiento como experto en la zona.

El tercer correo suele tener un enfoque más comercial, invitando al usuario a descubrir habitaciones, ofertas o ventajas de reservar directamente.

Este flujo es muy eficaz porque acompaña al viajero en la fase de inspiración, que en turismo suele durar días o incluso semanas.

2. Recuperación de reservas abandonadas

En la mayoría de webs hoteleras ocurre algo muy habitual: el usuario consulta disponibilidad, compara precios… y se marcha sin reservar.

Si el motor de reservas está conectado con una herramienta de email automation, se pueden activar correos automáticos recordando al usuario que su búsqueda sigue disponible.

El primer correo suele enviarse pocas horas después de la búsqueda. No tiene que ser agresivo; simplemente puede recordar las fechas consultadas y mostrar de nuevo el alojamiento. Si el usuario no reserva, se puede enviar un segundo correo al día siguiente destacando beneficios del alojamiento o experiencias cercanas. En algunos casos funciona bien incluir un pequeño incentivo para reservas directas.

Muchos alojamientos consiguen recuperar entre un 5% y un 15% de estas reservas potenciales.

3. Comunicación antes de la estancia

Uno de los flujos más interesantes en turismo es el que se activa después de la reserva.

Cuando un huésped ya ha reservado, está especialmente receptivo a recibir información del alojamiento. Este es el momento perfecto para mejorar su experiencia y, al mismo tiempo, generar ingresos adicionales.

Un correo enviado una semana antes de la llegada puede incluir información práctica sobre cómo llegar, horarios o servicios del alojamiento. Días después se pueden enviar recomendaciones de restaurantes, rutas o actividades en el destino.

Finalmente, un último correo cercano a la fecha de llegada puede ofrecer servicios adicionales como desayuno, experiencias o actividades. Muchos hoteles utilizan este flujo para vender spa, excursiones o upgrades de habitación.

4. Comunicación durante la estancia

Aunque no todos los alojamientos lo utilizan, este flujo puede marcar la diferencia en la experiencia del huésped.

Un correo de bienvenida el día del check-in puede explicar servicios del alojamiento o recomendar actividades cercanas. Si el cliente permanece varios días, se pueden enviar recomendaciones personalizadas sobre restaurantes o planes en el destino.

Además de mejorar la experiencia, este flujo ayuda a resolver posibles incidencias antes de que se conviertan en una mala reseña.

5. Fidelización después de la estancia

La mayoría de alojamientos cometen el mismo error: dejan de comunicarse con el cliente después del check-out.

Sin embargo, ese es uno de los momentos más importantes. El huésped todavía tiene muy reciente su experiencia, por lo que es el momento ideal para pedir una reseña o invitarle a volver.

Un primer correo puede agradecer la estancia y solicitar una valoración. Días después se puede enviar un mensaje más emocional recordando la experiencia vivida en el destino. Finalmente, algunos alojamientos envían una oferta exclusiva para huéspedes anteriores.

Este flujo es fundamental para generar repetición de estancia y construir una base de clientes fieles.

Herramientas de email marketing que funcionan bien tu PMS

Una de las preguntas más habituales cuando trabajamos con alojamientos es qué herramienta utilizar. No todas las plataformas de email marketing se adaptan bien al sector turístico, sobre todo cuando se necesita integración con PMS o motores de reserva.

Estas son algunas de las más utilizadas en el sector.

Mailchimp

Durante muchos años ha sido la herramienta más popular para alojamientos pequeños. Es fácil de usar, tiene buenas plantillas y permite automatizaciones básicas.

Funciona bien cuando el alojamiento quiere enviar newsletters o pequeños flujos de bienvenida, pero tiene limitaciones cuando se necesitan automatizaciones más complejas o integración directa con PMS hoteleros.

Por eso Mailchimp suele ser una buena opción para casas rurales, pequeños hoteles o apartamentos turísticos.

ActiveCampaign

Es una de las herramientas más potentes cuando se quiere trabajar realmente la automatización.

ActiveCampaign permite segmentaciones avanzadas, automatizaciones complejas y gestión del ciclo de vida del cliente. Además, puede integrarse con motores de reserva y PMS a través de conectores o herramientas como Zapier.

Muchos alojamientos medianos lo utilizan para gestionar captación de leads, recuperación de reservas y fidelización.

HubSpot

HubSpot es una plataforma mucho más completa que combina CRM, marketing automation y email marketing.

En proyectos turísticos más grandes resulta muy interesante porque permite gestionar toda la relación con el cliente desde un mismo sistema: leads, reservas, campañas y fidelización.

Es especialmente útil en cadenas hoteleras, grupos de alojamientos o destinos turísticos que necesitan una estrategia digital más avanzada.

Plataformas especializadas en email para hoteles

En los últimos años han aparecido herramientas pensadas específicamente para el sector hotelero. Su gran ventaja es que se integran directamente con PMS y sistemas de gestión hotelera, lo que permite trabajar con datos reales de huéspedes.

Entre las más conocidas encontramos:

• Revinate: Es una de las plataformas más utilizadas en hoteles. Se conecta con el PMS y permite segmentar huéspedes según comportamiento, estancia o gasto. Está muy enfocada en marketing y fidelización.
• Cendyn: Muy utilizada en cadenas hoteleras. Ofrece herramientas de CRM, automatización y personalización avanzada de campañas.
• Dailypoint. Plataforma de CRM y marketing automation especializada en hoteles, muy enfocada en la gestión avanzada de datos de huéspedes

Estas plataformas son especialmente interesantes cuando el alojamiento quiere trabajar personalización basada en datos reales de huéspedes.

Para terminar

El email marketing sigue siendo uno de los canales más rentables para los alojamientos turísticos, pero solo cuando se utiliza de forma estratégica.

No se trata de enviar correos de forma puntual, sino de diseñar un sistema de comunicación que acompañe al viajero durante todo su ciclo de relación con el alojamiento: desde la inspiración inicial hasta la fidelización después de la estancia.

Implementar flujos básicos como la captación de leads, la recuperación de reservas, la comunicación pre-estancia o la fidelización post-estancia permite transformar una simple base de datos en un verdadero canal de generación de ingresos.

La tecnología actual lo hace posible incluso para alojamientos pequeños. La clave está en elegir bien las herramientas y, sobre todo, entender que el email marketing no es solo una herramienta de comunicación, sino una forma de construir relaciones duraderas con los viajeros y potenciar la venta directa del alojamiento.