calcular el punto de equilibrio de tu alojamiento

Calcular el Punto de Equilibrio de tu Alojamiento

Calcular el punto de equilibrio de tu alojamiento o Breack Event Point es clave a la hora de decidir algo tan básico como abrir o mantener cerrado nuestro alojamiento. Sacar la calculadora y mirar a tu alrededor puede ayudarte a minimizar los riesgos y a tomar decisiones orientadas. Desde Asiri Marketing os ayudamos a que realicéis este pequeño ejercicio y toméís consciencia de las ventajas de tomar medidas realistas.

 

Hoy nos salimos del puro marketing a una faceta más contable, en este momento mucho más imporante que hacer una campaña en Facebook Ads o mejorar el SEO de tu alojamiento. Esta decisión se impone por prioridad a cualquier otra a la hora de decidir el futuro a corto plazo de nuestro alojamiento. Seguro que durante estos días te surgen preguntas del tipo: ¿Cómo puedo saber cuándo es el momento adecuado para volver a retomar la actividad en mi alojamiento? ¿A qué precios debería salir al mercado? ¿Cómo esta afectando la situación actual a la demadnad? Al calcular el punto de equilibrio o Break Even Point (BEP) de un alojamientos, los Gerentes o responsables del alojamiento deben determinar cuándo es el momento óptimo para la reapertura del alojamiento. Puede ocurrir que incluso sea mejor permanecer cerrado hasta que se puedan alcanzar niveles de ocupación adecuados para mantener la estructura del negocio.

recomendaciones para calcular el punto de Equilibro de tu alojamiento

 

Analizar la estructura de costes de sea cual sea tu modelo de alojamiento es mayor desafío al que se enfreta un alojamiento. Como es de sobra conocido, los gastos de un alojamiento tienen un componente que es fijo y otro que varía de la ocupación y del uso del propio establecimiento. Ambos serán clave para calcular el punto de equilibrio. Los costes fijos serán difíciles de cubrir o reducir durante un cierre temporal, mientras que los costes variables se reducirán a la par de las operaciones. La situación de cierre del alojamiento nos permite muy bien evaluar costes fijos y costes variables, de manera que tengamos perfectamente medidos unos y otros.

No nos rasguemos las vestiduras, el punto de equilibrio no es la panacea a los problemas de un alojamiento, más cuando el histórico pierde valor cuando la realidad no es representativa respecto al pasado. Por otro lado, si es un ejercicio de análisis obligatorio para tomar consciencia de las necesidades del alojamiento y de su evolución en el tiempo. Necesitamos proyectarnos a futuro y reestructurarnos ante una situación de incertidumbre como la que se vive actualmente.

Estos son los factores más importante que es necesario tener en cuenta para calcular el punto de equilibrio:

Control de las nóminas.

Si se necesita poco personal durante un cierre temporal y el personal operativo puede permanecer bajo mínimos hasta que regresen las ocupaciones más altas. Se deben hacer esfuerzos para adaptarse a un nivel mínimo de personal, operando según sea necesario, a fin de minimizar el uso de personal disponible y usar las posibilidades de las ayudas del gobierno (en caso que las haya) . Es importante tener en cuenta que una vez que el alojamiento vuelve a abrir por completo se reduzcan o se supriman las bonificaciones gubernamentales. (Mirar este tema bien antes de tomar cualquier decisión)

 

Gastos Food & Beverage (F&B).

Es más que probable que los gastos de F&B se reduzcan, ya que viviremos un periodo de control absoluto. Los restaurantes deberán controlar estrictamente cuántos clientes pueden gestionar adecuadamente. Muchas operaciones de F&B pueden convertirse en sistemas preordenados, lo que permite a los hoteles planificar mejor y aumentar el control de costes. Es importante calcular si es más interesante un buffet o contratar a personal para servir en mesa. El nivel de personal debe considerarse cuidadosamente, ya que esto podría aumentar los gastos en lugar de minimizarlos. Los gastos de F&B también se pueden controlar reduciendo la oferta del menú reduciendo el stock.

 

Gastos sobre las habitaciones.

Todavía no está claro en la situación actual hay una aumento de costes en las habitaciones. Por un lado, si que se tienen en cuenta estándares más estrictos y se requiere de un mayor nivel de cuidado en la limpieza. Además, las áreas comunes deben limpiarse con mayor frecuencia que antes. Por otro lado, los horarios de limpieza deben adaptarse a las necesidades que tiene el alojamiento en el momento concreto tanto a nivel de demanda, situación COVID-19, estándares de calidad…

 

Otros departamentos.

Es importante conocer en tiempo real si hay suficiente demanda y ocupaciones para operar un spa u otras instalaciones de ocio. Para alcanzar el punto de equilibrio, puede ser más beneficioso permanecer cerrado mientras los costos exceden sus ingresos potenciales y si el riesgo de reapertura se considera demasiado alto.  Para estas labores de ocupación y estrategias de precios es interesante contar con un RMS que te ayude en la toma de decisiones.

Revisar todos los contratos y monitorear los pagos de proveedores
  • Simplifica los proveedores de F&B, reduzca el stock más costoso, como por ejemplo el de la bodega.
  • Verifica todos los contrato que no deberían renovarse.
  • Limita los contratos mensuales que no sean 100% útiles (por ejemplo, contratos con medios) y renegocia las comisiones (por ejemplo, OTAs de mercados concretos)
  • Revisa y renegocia los mayores contratos (por ejemplo, lavandería, tintorería), especialmente aquellos que no afectan directamente las operaciones del hotel (por ejemplo, energía, seguros)
  • Revisa las licencias de software y  departamento de recursos humanos.

 

Es el momento adecuado para limpiar y revisar cada una de las acciones que llevas a cabo en tu alojamiento. Una vez que los ingresos vuelvan, “recalculamos el recorrido” y tomamos nuevas decisiones.

Ahora nos ponemos más pragmáticos y vamos más a entrar en materia más práctica. Ya entendemos que es importante a nivel conceptual el valor de calcular el punto de equilibrio, ahora aterrizamos los conceptos en la calculadora:

 

¿Por qué hay que calcular el punto de equilibrio?

El Break Even Point o Punto de Equilibrio nos permite conocer el volumen de actividad que nos cubre costes (fijos y variables). En el caso de un alojamiento, a través de su cálculo sabrás cuantos huéspeces (basándonos en el gasto medio por cliente) has de alojamiento para empezar a tener beneficios.

 

grafica sobre como calcular el punto de equilibrio para tu negocio turístico

 

 

 

 

 

Para empezar a trabajar con este indicador tenemos que tener información sobre:

  • Costes variables.
  • Costes fijos.
  • Ingresos.

 

Desglose de los costes.

Los costes variables, son aquellos relacionados con la actividad, es decir, los que se producen cuando entran clientes al restaurante, ejemplo de ellos son:

  • Limpieza: productos de limpieza, basura…
  • Menaje de habitaciones.
  • Menaje de restaurante.
  • Comida y Bebida
  • Horas extra de empleados
  • Mantenimiento de habitaciones.
  • Lavandería.
  • Comisión de cobro por tarjetas.

 

Mientras tanto los costes fijos, son aquellos que independientemente de cuantos clientes tengas, los has de pagar. Algunos ejemplos son:

  • Alquiler del edificio.
  • Nóminas de los trabajadores fijos.
  • Seguros.
  • Comunicaciones: teléfono, internet.
  • Marketing.
  • Agua y luz- aunque es verdad que son semi-fijos, ya que pueden variar con la actividad, normalmente siempre se incurre en un mínimo.

 

Fórmula del Punto de Equilibrio para tu Alojamiento

Con la información de ingresos y nuestros costes perfectamente identificados para un determinado período, por ejemplo un mes, un trimestre, un cuatrimestre… podemos tener muy claro un punto de equilibrio aproximado.

La mejor forma de conocer el calculo del punto de equilibrio es conocimiento la fórmula y planteando un ejemplo práctico:

 

¿Cómo interpretamos esta fórmula?

Por una parte tenemos el margen de contribución: que indica qué parte de mis ingresos, cubren los costes variables.

 

*Fórmula cálculo margen de Contribución

De esta manera obtenemos qué volumen de ingresos nos permite cubrir también los gastos fijos y a partir del cual, empezamos a obtener beneficios.

 

Vamos a plantear un ejemplo que se podría extrapolar a un hostel situado en Palma de Mallorca:

  • Costes fijos= 400.000€
  • Costes variables= 100.000€
  • Ingresos= 750.000€

 

Tenemos que el margen de contribución será 0,87. Y el punto de equilibrio: 461.538€.

Cómo se calcula el margen de contribución:

Cálculo del punto de equilibrio en nuestro ejemplo de Hostel:

Si por ejemplo, tenemos otro dato, como el consumo medio por cliente,  y para nuestro ejemplo ponemos que es 30€, podemos calcular el número de clientes necesarios para alcanzar nuestro punto de equilibrio: qué en este caso sería 461.538€30€ = 15.385 clientes, si los datos eran para un año: pues 15.385/365= 42 clientes al día.

 

Una vez tengamos esta información podemos planificar que recursos necesitamos para llegar a nuestro punto muerto y las acciones que debemos desarrollar de nuestro Plan de Marketing para que nuestro negocio siga adelante. Te animamos a trabajar de una forma consciente y realista, minimizando el riesgo y aprovechando al máximo tus virtudes para mejorar tu rentabilidad.

 

Marketingh para mejorar los resultados de tu alojamiento

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