Calcular el Punto de Equilibrio de tu Alojamiento

Hoy nos salimos del puro marketing a una faceta más contable, en este momento mucho más imporante que hacer una campaña en Facebook Ads o mejorar el SEO de tu alojamiento. Esta decisión se impone por prioridad a cualquier otra a la hora de decidir el futuro a corto plazo de nuestro alojamiento. Seguro que durante estos días te surgen preguntas del tipo: ¿Cómo puedo saber cuándo es el momento adecuado para volver a retomar la actividad en mi alojamiento? ¿A qué precios debería salir al mercado? ¿Cómo esta afectando la situación actual a la demadnad? Al calcular el punto de equilibrio o Break Even Point (BEP) de un alojamientos, los Gerentes o responsables del alojamiento deben determinar cuándo es el momento óptimo para la reapertura del alojamiento. Puede ocurrir que incluso sea mejor permanecer cerrado hasta que se puedan alcanzar niveles de ocupación adecuados para mantener la estructura del negocio.

Analizar la estructura de costes de sea cual sea tu modelo de alojamiento es mayor desafío al que se enfreta un alojamiento. Como es de sobra conocido, los gastos de un alojamiento tienen un componente que es fijo y otro que varía de la ocupación y del uso del propio establecimiento. Ambos serán clave para calcular el punto de equilibrio. Los costes fijos serán difíciles de cubrir o reducir durante un cierre temporal, mientras que los costes variables se reducirán a la par de las operaciones. La situación de cierre del alojamiento nos permite muy bien evaluar costes fijos y costes variables, de manera que tengamos perfectamente medidos unos y otros.

No nos rasguemos las vestiduras, el punto de equilibrio no es la panacea a los problemas de un alojamiento, más cuando el histórico pierde valor cuando la realidad no es representativa respecto al pasado. Por otro lado, si es un ejercicio de análisis obligatorio para tomar consciencia de las necesidades del alojamiento y de su evolución en el tiempo. Necesitamos proyectarnos a futuro y reestructurarnos ante una situación de incertidumbre como la que se vive actualmente.

Estos son los factores más importante que es necesario tener en cuenta para calcular el punto de equilibrio:

Control de las nóminas.

Si se necesita poco personal durante un cierre temporal y el personal operativo puede permanecer bajo mínimos hasta que regresen las ocupaciones más altas. Se deben hacer esfuerzos para adaptarse a un nivel mínimo de personal, operando según sea necesario, a fin de minimizar el uso de personal disponible y usar las posibilidades de las ayudas del gobierno (en caso que las haya) . Es importante tener en cuenta que una vez que el alojamiento vuelve a abrir por completo se reduzcan o se supriman las bonificaciones gubernamentales. (Mirar este tema bien antes de tomar cualquier decisión)

Gastos Food & Beverage (F&B).

Es más que probable que los gastos de F&B se reduzcan, ya que viviremos un periodo de control absoluto. Los restaurantes deberán controlar estrictamente cuántos clientes pueden gestionar adecuadamente. Muchas operaciones de F&B pueden convertirse en sistemas preordenados, lo que permite a los hoteles planificar mejor y aumentar el control de costes. Es importante calcular si es más interesante un buffet o contratar a personal para servir en mesa. El nivel de personal debe considerarse cuidadosamente, ya que esto podría aumentar los gastos en lugar de minimizarlos. Los gastos de F&B también se pueden controlar reduciendo la oferta del menú reduciendo el stock.

Gastos sobre las habitaciones.

Todavía no está claro en la situación actual hay una aumento de costes en las habitaciones. Por un lado, si que se tienen en cuenta estándares más estrictos y se requiere de un mayor nivel de cuidado en la limpieza. Además, las áreas comunes deben limpiarse con mayor frecuencia que antes. Por otro lado, los horarios de limpieza deben adaptarse a las necesidades que tiene el alojamiento en el momento concreto tanto a nivel de demanda, situación COVID-19, estándares de calidad…

Otros departamentos.

Es importante conocer en tiempo real si hay suficiente demanda y ocupaciones para operar un spa u otras instalaciones de ocio. Para alcanzar el punto de equilibrio, puede ser más beneficioso permanecer cerrado mientras los costos exceden sus ingresos potenciales y si el riesgo de reapertura se considera demasiado alto.  Para estas labores de ocupación y estrategias de precios es interesante contar con un RMS que te ayude en la toma de decisiones.

Revisar todos los contratos y monitorear los pagos de proveedores

• Simplifica los proveedores de F&B, reduzca el stock más costoso, como por ejemplo el de la bodega.
• Verifica todos los contrato que no deberían renovarse.
• Limita los contratos mensuales que no sean 100% útiles (por ejemplo, contratos con medios) y renegocia las comisiones (por ejemplo, OTAs de mercados concretos)
• Revisa y renegocia los mayores contratos (por ejemplo, lavandería, tintorería), especialmente aquellos que no afectan directamente las operaciones del hotel (por ejemplo, energía, seguros)
• Revisa las licencias de software y  departamento de recursos humanos.

Es el momento adecuado para limpiar y revisar cada una de las acciones que llevas a cabo en tu alojamiento. Una vez que los ingresos vuelvan, “recalculamos el recorrido” y tomamos nuevas decisiones.